Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

KIOZ NV, Wortegemseweg 82, 8790 Waregem, ondernemingsnummer BE 0773.634.485, is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens (artikel 4 AVG). Je bereikt ons via hello@kioz.be.

2. Wat doen we met je gegevens?

Per formulier: welke gegevens, waarom, op welke grondslag en hoe lang we ze bewaren.

• Contactformulier (kioz.be). Naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer, je antwoorden op de vragen in het formulier en je bericht. Doel: je vraag beantwoorden en een eventuele offerte voorbereiden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om vragen van bedrijven te beantwoorden, of de stappen die je vraagt voor een overeenkomst. Bewaartermijn: 2 jaar na ons laatste contact.
• Afspraak boeken (kioz.be). Naam, e-mailadres, telefoonnummer (soms optioneel), postcode, je bericht, de gekozen dagen, het moment, de manier en het onderwerp van de afspraak. Doel: je afspraak plannen. Grondslag: de stappen die je vraagt voor een overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang om afspraken te organiseren. Bewaartermijn: 2 jaar na ons laatste contact.
• Dakcheck (energy.kioz.be). Bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, adres van het gebouw, dakoppervlakte, jaarverbruik en je opmerking. Doel: je aanvraag beantwoorden. Grondslag: de stappen die je vraagt voor een overeenkomst. Bewaartermijn: 2 jaar na ons laatste contact.
• Aanvraag en brochure (storage.kioz.be). Bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), je antwoord op de vraag in het formulier, of je al zonnepanelen hebt (ja of nee), of je al een batterij hebt (ja of nee), je geschatte overcapaciteit (optioneel), en voor de brochure je naam en de gekozen folder. Doel: je aanvraag opvolgen en je de brochure laten downloaden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om geïnteresseerde bedrijven op te volgen. Bewaartermijn: 2 jaar na ons laatste contact.
• Nieuwsbrief (alle sites). E-mailadres, de taal van de site en het bewijs van je toestemming (tijdstip van inschrijving). Doel: je onze nieuwsbrief sturen. Je inschrijving bevestig je per e-mail (double opt-in): pas na je klik op de link in die mail sturen we nieuwsbrieven, en elke nieuwsbrief bevat een uitschrijflink. Grondslag: je toestemming, die je op elk moment kan intrekken. Bewaartermijn: tot je je uitschrijft.
• Technische gegevens. Als je een pagina opent, ziet onze hostingpartij je IP-adres en de gevraagde pagina in haar logbestanden. Doel: de website tonen en beveiligen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang. Wij gebruiken deze gegevens niet om je te volgen. Bewaartermijn: 30 dagen. Beelden van projecten, team en nieuws laden van ons beheersysteem (admin.kioz.be): ook dat ontvangt je IP-adres en standaard aanvraaggegevens en bewaart ze maximaal 30 dagen voor beveiliging en foutopsporing.
• Statistiques de visite (tous les sites). Avec votre consentement (bannière de cookies), nous utilisons Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) pour mesurer l’utilisation des sites : pages visitées, site référent, type d’appareil et navigateur, localisation approximative (ville, pays) et un identifiant de cookie aléatoire. Finalité : améliorer nos sites. Base : votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment via « Paramètres des cookies » en bas de chaque page. Durée de conservation : 14 mois dans Google Analytics ; les cookies eux-mêmes 6 mois. Si vous refusez, nous ne traitons rien. Voir la déclaration sur les cookies.
• Google Maps (kioz.be/projecten). De kaart laadt pas als je op "Kaart laden" klikt. Vanaf dan maakt je browser verbinding met Google, dat je gegevens voor eigen doeleinden verwerkt. Grondslag: je klik (toestemming). Zie het privacybeleid van Google.

Je bent nergens verplicht om gegevens te geven. Zonder de gevraagde velden kunnen we je vraag of afspraak niet behandelen.

3. Met wie delen we je gegevens?

We verkopen je gegevens niet. We delen ze enkel met partijen die in onze opdracht werken (verwerkers), met wie we afspraken hebben over de bescherming ervan:

• Google Ireland Limited (Ierland). Verwerkt de bezoekstatistieken van Google Analytics, enkel als je daarvoor toestemming geeft.
• Netlify, Inc. (Verenigde Staten). Hosting van de websites. Het ziet je IP-adres en de gevraagde pagina in zijn logbestanden. Formulieren verwerkt Netlify niet.
• Hetzner Online GmbH (Duitsland). Hosting van ons eigen beheersysteem (Payload, admin.kioz.be), via Armain, op een server in de EU (Duitsland). Daar bewaren we de inzendingen van alle formulieren en de nieuwsbriefinschrijvingen. Het ontvangt ook je IP-adres als beelden van projecten, team en nieuws laden.
• Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg). Verstuurt onze e-mails via Amazon SES in de EU-regio Ierland: de melding aan ons met je inzending en de bevestigingsmail van de nieuwsbrief. Het verwerkt je e-mailadres en de inhoud van die mails enkel in onze opdracht.
• Ons e-mailsysteem. We beantwoorden je vraag vanuit onze eigen mailbox bij Google Workspace (Google Ireland Limited).
• Armain. Bouwt en onderhoudt de websites en heeft daarvoor beheertoegang.

Het beheersysteem voor formulierinzendingen, nieuws, projecten en team draait op een server in Duitsland (Hetzner, Neurenberg).

4. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Netlify is gevestigd in de Verenigde Staten. Amazon Web Services EMEA SARL is een Luxemburgse vennootschap binnen een Amerikaanse groep; onze e-mails worden verwerkt in de EU-regio Ierland, maar doorgifte naar de Verenigde Staten, bijvoorbeeld voor technische ondersteuning, kan niet volledig worden uitgesloten. Netlify en Amazon Web Services zijn gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework, waarvoor de Europese Commissie vastgesteld heeft dat het passende bescherming biedt. Daarnaast gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie in de verwerkersovereenkomsten met beide. Google (Maps) werkt onder zijn eigen voorwaarden, maar enkel als je de kaart zelf laadt. Voor Google Analytics, enkel na je toestemming, kan Google Ireland Limited gegevens doorgeven aan Google LLC in de Verenigde Staten. Google LLC is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework; daarnaast gelden de standaardcontractbepalingen in de verwerkersvoorwaarden van Google. Bij intrekking van het Data Privacy Framework baseren we ons op die clausules.

5. Je rechten

Je hebt recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Heb je toestemming gegeven, zoals voor de nieuwsbrief, dan kan je die op elk moment intrekken: mail naar hello@kioz.be, dan schrijven we je uit. Dat verandert niets aan wat we eerder rechtmatig hebben verwerkt. Je kan ook altijd bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang. Om je rechten uit te oefenen mail je ons; we kunnen je vragen je identiteit te bewijzen. We antwoorden binnen één maand. Je toestemming voor cookies trek je in via "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina.

6. Geen geautomatiseerde beslissingen

We nemen geen beslissingen over jou die enkel op automatische verwerking of profilering berusten.

7. Klacht indienen

Ben je niet tevreden met hoe we met je gegevens omgaan? Praat er eerst met ons over. Je kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

8. Cookies en wijzigingen

Wat onze websites in je browser opslaan, staat in de cookieverklaring. Wijzigen we deze privacyverklaring, dan zie je hierboven een nieuwe versie en datum.